効果的な外部委託管理の7つのヒント

どのようにして効果的な外部委託管理を実現できるのでしょうか。アウトソーシングは優れたツールですが、正しく管理できなければ、ITアウトソーシングプロジェクトで失敗してしまい、悩まされることが多いでしょう。本記事では、 ITアウトソーシングのポテンシャルを十分に活用するための7つのヒントをご紹介します。

1. 始めには、重要性の低い業務をアウトソーシングの対象とする

ITアウトソーシングを実施する経験があまりない方は、ゆっくり関わっていくほうがいいでしょう。まとめて始めるのではなく、最初に重要性の低いIT機能でITアウトソーシングを試してみます。それらの業務委託の内容が簡単に理解できるので、初体験にはぴったりです。

例えば、テストをアウトソーシングしたいとします。まず、手動テストで単体テスト、統合テスト、機能テストなどから始めます。チームがもっと力を発揮できそうな効果が出たら、より複雑な作業を必要とする自動化テストに進みます。

これは、ITアウトソーシング管理の効率性のリトマス試験と見なすことができます。このような「トライアル」を通じて、ITアウトソーシングがどのようなものであり、アウトソーシングされたチームをうまく管理するために何が必要かを理解することができます。最悪の場合、アウトソーシングが期待に応えられない場合でも、コアでない機能にしか至らない、影響が小さいです。ビジネスの重要な部分には影響がありません。したがって、リスクは最小限に抑えられます。

一方、ITアウトソーシングが有望な結果を示している場合は、システムの経験と理解を、より大規模でより複雑なプロジェクト/機能に対して使用できます。

では、重要性の低い業務をどのように見だすのでしょうか。それは、何年にもわたって適用されてきた戦略的vs商品的アプローチという方法に繋がります。この方法では、対象業務は2つの部分に分けられます。

競合他社との差別化を図らない商品。これらをアウトソーシングする
ビジネスに不可欠な戦略的機能。これは社内に保管する。

ただし、実施方法は最終的な目標と契約の履行方法によって異なることを心がける必要があります。例えば、すでに商品的または戦略的機能として分類できている場合でも、品質確保とコスト削減をテーマとして、多数のサプライヤの入札を検討することがあります。多くの企業は、短期契約で2年間ほどこのようなアプローチを実施し、戦略的機能を外部委託できるかどうか検討します。契約の結果に応じて、アウトソーシングを続けるかどうか決めます。

2. 目標と要件を定義する

実際にプロジェクトを成功させるためには、ITアウトソーシングに何を期待するかを知っておく必要があります。コスト削減や大規模なタレントプールなど一般的で当たり前のことは目標にはなれません。目標をより小さな目標に分割する必要があります。各目標に実施するアクション、対象、および項目のチェックリストを含むようにしましょう。

例えば、パフォーマンステストをアウトソーシングしたいとします。プロセスの各段階に対して、全体的な要件をより小さな要件に分割します。

要件分析：アウトソーシングチームに何を扱っているかを知ってもらい、プロジェクトを明確にするための質問リストを準備してもらいます。
テストプロセス：分析と、テスト戦略、テストプラン、テストスケジュール、テスト環境、テストビューポイント、テストデザイン、テストスクリプト、テストシナリオ、テストケースなどを作成してもらいます。
テストの実施：バグレポート、テストログ、テストレポートなどを作成してもらいます。プロジェクトレポート：プロジェクト全体の効率性のレポートを作成してもらいます。

上記の目的から、それらを達成するための戦略的な計画を図ることができます。

アウトソーシング対象を具体化することで、アウトソーシングプロジェクトの次のステップの課題と業務分担をさらに図ることができます。明確な目標と要件は、アウトソーシングチームの管理にも役立ちます。期待される結果に達しないものはすべてレビューされ、必要に応じてやり直されます。

3. 適切なアウトソーシングタイプを選択する

実際には、会社の地理的位置によってオンショア、ニアショア、またはオフショアのアウトソーシングが選ばれます。

➡ オンショア開発は、次の場合に適しています。

サプライヤーとのコミュニケーションを優先する
言語や文化の壁について悩まされたくない
より良い管理と監督のために、サプライヤーといつでも簡単に相談できるようにしたい

➡ ニアショア開発のアウトソーシングは、次の場合に適しています。

継続的なコミュニケーションとコスト削減の両方を確保したい
チームに文化的な親しみを持たせたい

➡ オフショア開発は、次の場合に適しています。

コスト削減は最も重要
時差を気にしない
より大きなタレントプールがほしい

優先順位に基づいて、上記のITアウトソーシングタイプから選択できます。

4. 適切なIT外部委託管理のモデルを調べておく

どのようなITアウトソーシングモデルが適合するかを知っておくことが非常に重要です。アウトソーシングモデルを知ることで、アウトソーシングプロジェクトの実施方法の基本と、財務状況や計画に最も適したモデルを知ることができます。

国際的なテクノロジーアウトソーシング企業と契約を締結する前に、ITアウトソーシング価格決定モデルを検討する必要があります。協力方法を知ることで、ビジョンと目標を合理化するためのより良い計画を立てることができます。LTSでは、次の4つのITアウトソーシング価格決定モデルを実施しています。

プロジェクトベース（明確な目標と固定予算を持つ企業向け）
時間と材料（柔軟性が必要な企業向け）
専任チーム（プロジェクトに参加する人を完全に管理したい企業向け）
スタッフの増強（高度なスキルを持つスタッフに短期プロジェクトに取り組んでもらいたい企業向け）

5. 厳格なセキュリティ体制を設定する

社内チームに対して、IT機能のセキュリティを十分に守ることはいつもの課題である一方、ITアウトソーシングはそれよりも難しいことでしょう。多くの企業は、ITアウトソーシングを行う際に、セキュリティ違反や同様の問題が発生しやすくなることを悩んでいます。これを解決するには、セキュリティリスクをオプトアウトするための厳格なセキュリティ体制を整える必要があります。

また、最大限のセキュリティを確保できるサプライヤを見つけることも非常に重要です。その際に次の対策を取り上げることをお勧めします。

物理的セキュリティレイヤー（CCTVシステム、セーフガード、指紋など）
法的な守秘義務（NDA、スタッフの守秘義務など）
ネットワークセキュリティ（VPN、データ漏洩防止、クローズアップ監視など）

6. 効果的なコミュニケーションプロセスを設計する

コミュニケーションは、ITアウトソーシング管理で心がける必要な主要問題の1つです。簡単に言えば、効果的なコミュニケーションがなければ、ITアウトソーシングの実施は失敗する可能性が非常に高くなります。それを回避するために、次のような方法をお勧めします。

要件定義段階では、お客様から要件と仕様を受け取り、計画を検討して構築します。複数のチャネルとプラットフォームを介して、常にミーティングを行います。
実施段階では、必要なビルドを設計します。必要な書類については、書面と口頭発表のフォームを準備しておく必要です。視覚表示をお勧めします。
完了段階では、CSSフォームを介したプロジェクト評価のフィードバックを渡して、さらに理解を深める必要があります。

アウトソーシングの過程で必要な措置を講じることにより、コミュニケーションの問題がなくなり、ITアウトソーシング管理が円滑に進めます。

7. 作業方法を支援できるパートナーを選択する

ITアウトソーシング管理で最も一般的な作業方法は、アジャイル、Vモデル、またはウォーターフォールです。どのような作業方法を採用する場合でも、特定の作業方法の経験と専門知識を持つベンダーに仕事を任せることは最も重視すべきです。

例えば、柔軟性と市場投入までの時間を短縮するためにアジャイルを適用する場合は、次のような特徴をサプライヤに求める必要があります。

スクラムマスターや経験のある製品所有者など、アジャイルの専任スタッフがいる
複数のアジャイル運用のプロジェクトの経験を持ち、アジャイルがどのように機能するかを理解している
増分および反復操作に精通している

どうすれば全員の仕事がお互いの仕事と一致していることを確認できるのでしょうか。答えば、誰もがフォローできる1つのまとまりのあるプレイブックを作成することです。このプレイブックには、誰もがプロジェクトの基準をさらに合理化して遵守するために、堅牢なワークフロー、背景情報、および必要な資料が含まれています。このプレイブックは、書面と視覚の両方の形式にすることができます。文字ばかりのつまらないものになれないように、アイデアを伝えるためにワイヤーフレーム、図、視覚表示を追加するとよいでしょう。具体化できればできるほど、皆に伝わりやすいです。

外部委託管理は、アウトソーシングチームを効果的に力を発揮させるために、常に経験と知識を身に付け、マスターすべきのスキルです。 ITアウトソーシング管理を成功させるためには、以上ご紹介したヒンは基本となります。さらに重要なことは、これらのヒントを適切に生かして価値を生み出す経験豊富なアウトソーシングベンダーを選択することです。ITアウトソーシングベンダーは経験と専門知識をもって、会社の事業の目標を理解し、一緒に達成するために協力して取り組んでいきます。

LTSで適切なアウトソーシングを実現する

LTSは多くの国のITアウトソーシングパートナーであり、才能のあるIT人材を国際市場にもたらしています。 LTSはお客様にサービスを提供する際に常に次のようなことを確保します。

厳格なセキュリティ：LTSは、ISO 27000:2013の厳格な手順に従って、最適なセキュリティと国際標準化されたプロセスを実現するだけでなく、お客様の要件に柔軟に適応します。
質の高い人材：LTSのスタッフは入社の時からの厳格な面接、そして仕事上のオリエンテーション、継続的な学習と自己開発を通じた能力の高い人材です。
柔軟性：お客様がいつでも計画を選択または変更できるように、さまざまな作業モデルを提供しています。

ITアウトソーシング管理についてさらにご質問がございましたら、お気軽にLTSの専門家にお問い合わせください