IT職場におけるコミュニケーション向上のための最適な方法

コミュニケーションに関するチャレンジは、どの企業でも常に注意が必要なチャレンジであり、IT企業も例外ではありません。

チームが効果的にコミュニケーションをとることできない場合、会社に悪影響を及ぼします。米Gartner（ガートナー）社の調査によりますと、会社のミスの70％はコミュニケーション不足が原因だということです。それでは、「効果的なコミュニケーションはどのようなメリットをもたらすのか」、「 IT企業の社内コミュニケーションを改善するにはどうすればいいのか?」。この記事で、その答えを一緒に探してみましょう。

1. 効果的なコミュニケーションは、どのようなメリットをもたらすのか。

1.1. 効果的なコミュニケーションは生産性を向上させること

効果的なコミュニケーションは、対立を緩和するのみならず、チームメンバー全員が自分の仕事とのつながりを感じ、自分の役割を明確に理解することができます。もちろん、チームの生産性を高めることにつながります。

McKinsey社のレポートによりますと、コミュニケーションがうまくいっているチームは、生産性が20～25％向上するとされています。

したがって、すぐに利用可能で、効果的な方法で伝達されるようにすることで、従業員は自分の職務を正確に遂行でき、組織全体の生産性を高めることができるのです。

1.2. チームビルディングの強化

効果的なコミュニケーションとは、情報を正確に受け取るのみならず、メンバー間の接続と信頼の構築にも役立ちます。

効果的に共同作業を行うためには、チームメンバーは他のメンバーを信頼できることを知る必要があります。コミュニケーションは信頼を得るための大切な要素であり、チームの期待や任務に関して全員が同じ認識を持つことを保証するものです。一方、信頼を促進するオープンで正直なコミュニケーションの不足は、従業員の士気を低下させる傾向があります。

1.3. 従業員満足度の向上

職場で良好なコミュニケーションを実践している組織に所属する従業員は、仕事への満足度が向上する可能性が高い。

職場におけるオープンなコミュニケーションにより、従業員が会社における役割を理解し、何が期待されているかという点で、明確な方向性を持つことを保証します。その結果、社員は自分の職務を全うし、組織全体に貢献するために必要で適切な手段を講じることができるようになります。

そして、従業員が会社、仕事、同僚に満足する場合、離職率は下がります。

1.4. 顧客との関係改善

職場における良好なコミュニケーションは、組織の従業員の南、顧客との関係にも直接影響します。顧客やクライアントと良好なコミュニケーションをとっている組織は、クライアントとのコミュニケーションを優先しない企業よりも、強固な関係を築き、顧客を維持できる可能性が高くなります。顧客は、自分たちとの関係を大切にし、変更について最新の状態に遅れないようにし、会社とのつながりを感じる場合、会社により忠実である傾向があります。

1.5. 効果的なコミュニケーションで未払費用を防ぐことができること

コミュニケーションのミスは、ビジネスにとって深刻な影響を与える傾向があります。

例えば、プロジェクトのチームリーダーとして、会議を開き、メンバーにタスクを割り当てています。しかし、まだ自分のやるべきのタスクを理解していないメンバーがいるにもかかわらず、何らかの理由でそのメンバーは自分の役割を明確にするために再質問をしません。これでは、一人のみならず、多くのメンバーの時間と工数を無駄にしてしまうことになります。また、そのチームを運営するために費やしたお金も無意味になります。

大手企業400社、従業員10万人を対象にした「The cost of poor communications」というデビッド・グロスマンのレポートによりますと、職場で発生するコミュニケーションの障壁によるコストは、1社あたり年間6240万ドルにものぼります。

また、ホームズ（世界のPR業界の声）のレポートによりますと、コミュニケーション不足のコストは、370億ドルという圧倒的な数字を叩き出しています。

2. IT業界におけるコミュニケーションを向上させるにはどうすればいいのか。

2.1. 適切な人材を採用すること

優れたコミュニケーションスキルの効果は否定できません。全米大学職員協会が発表した通りに、73％の雇用主が強力な書面によるコミュニケーションスキルを備えた従業員を望んでいます。

したがって、必要なハードスキルに加えて、他のソフトスキル、特に長期的な利益をもたらすことができる候補者のコミュニケーション能力も考慮する必要があります。

2.2. 目標と期待を明確にすること

マネージャーは、チームと個人の両方に明確で達成可能な目標を示し、どのプロジェクトでも求められている目標を正確に説明し、すべてのスタッフがプロジェクト、部門、組織全体の目標を認識するようにする必要があります。

2.3. メッセージの明確な伝達

メッセージを明確にし、対象読者に伝えられるようにします。そのためには、混乱や不快感を与えることなく、メッセージを明確に伝えるために、わかりやすく丁寧に話す必要です。また、あなたが言ったこと、あるいは期待したことを、すべてのメンバー・スタッフが明確に理解していることを確認する必要があります。

2.4. コミュニケーションを促進するインフラを整備すること

社内のコミュニケーションを促進するために、インフラを構築し、適切なツールを導入する必要があります。

コミュニケーションを促進するためにさまざまなオンラインツールがあります。これらのツールにより、メンバーがプロジェクトの進捗状況と、何が残されているのかを把握できるようにするのに役立ちます。対面でのコミュニケーションは常に重要ですが、オンラインツールは時間を節約し、作業を記録するのに役立ちますので、このプロセスを支援することができます。

2.5. コミュニケーションを促進する文化の構築

インフラが整っていても、コミュニケーションを促進する文化がない場合、コラボレーションを促進することは難しいでしょう。日次のスタンドアップを開催し、部門内のさまざまなチームを巻き込んでみてはどうでしょうか。チームが定期的に互いに話し合うように促し、これが単なる通過段階ではないことを確認します。

2.6. チームが評価されていると感じるようにすること

チームが過小評価されていると感じたり、自分たちの意見に耳を傾けてくれないと感じたりする場合、気になる問題について発言したり、プロジェクトで、意見を述べたりすることへの意欲が低下します。

知識共有のためのオンラインプラットフォームを提供することにより、情報共有を促進します。社員は定期的に業界のニュースやトレンドについて目にしていると思いますので、その情報を共有する場を提供しましょう。自分の知識を披露する場を設けることで、社員はこの取り組みに積極的に参加するようになるはずです。

2.7. 耳を傾け、共感を示すこと

コミュニケーションは双方向のプロセスであり、相手の話に耳を傾けなくて、対話を促さない企業や個人は長く存続できません。耳を傾けることは敬意を示すことであり、雇用者として取り組むべき未解決の問題について把握することができるのです。

3. IT業界におけるコミュニケーションを向上するためには？

効果的なコミュニケーションは、現在のIT企業において常に懸念される問題です。コミュニケーションの問題を認識している企業は多いかもしれませんが、言葉で言うのは簡単ですが、解決するのは難しいです。これらの問題に対して、必ずしも適切な解決策を見出できるわけではありません。

問題点としては、適切なスキルを持つ人材を採用できないこと、職場で効果的なコミュニケーションプロセスを実施するための時間的・経済的リソースが十分ではないこと、などが挙げられます。

したがって、自社のコミュニケーションの問題点をよく分析し、まず優先的に解決すべきチャレンジを優先してください。そのうえで、最適な解決策を探すようにしましょう。

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